引言:某次,与国内一家特大型企业集团机关本部的负责采购工作的负责人,谈合规管理指引的编写内容,这位“领导”介绍说:具体采购业务都在下属企业,他们是市场主体;招投标采购和集中采购事项,由集团下属专业的公司组织进行。
于是笔者问:那你们机关管什么?他答:管采购管理。笔者有点不解?问:是否是供应链管理?他大怒:凭什么我要管“供应链管理”。笔者又问:哪个部门管“供应链管理”,他答:不知道。
谈话不欢而散。
于是,这场谈话引起笔者的“好奇”:一家特大型的企业集团自上而下居然没有管理“供应链”。那产品批量交付的“核心竞争力”是什么?真的就靠坐在总部机关的“管理”吗?
确实,相当一部分企业没有“供应链管理”的归口部门。
一、 最简单的就是最复杂的
任何一家上规模的、批量生产的企业,企业管理者每天最揪心的就是企业能正常生产。正常的生产依仗于原材料、配套件、仓储物流、乃至水电气的正常供应,这是一个最简单的“工业常识”——“供应链管理”。
“产能”的潜台词就是各项原材料的供应能够满足正常生产。
看似很简单的问题,但在实际运作过程中,部分企业对这一概念并没有清晰的界定。有些企业认为是对供应商的管理,有些企业认为主要是对计划的管理等等。这些理解都只是关注了供应链的某个局部环节,缺乏全局的视角,这导致企业很难关注跨组织协同,以至于高坐在集团公司总部的“领导”谈及“供应链管理”都会“大怒”。
为什么大家都明白的事,管理会这么难呢?
“供应链”是一个涉及多个环节和流程的复杂系统,它包括供应商、制造商、分销商、零售商和最终用户之间的协同合作。
(一)外部衔接多
“供应链管理”会涉及到上下游各节点的协同,包括:多级供应商、制造商(含代工厂)、承运商、销售商(如直销/分销、零售/门店)、最终客户等,相互之间形成了复杂的交叉网络关系。
(二)内部条线多
供应链管理对企业内部而言,几乎涉及所有部门,比如:计划、研发、销售、市场、生产、采购、仓储、运输、质量、服务、财务、人力、运营等部门,各部门的利益冲突,这是供应链管理的最大挑战和难题。
(三)高层协调少
目前大型国企的高层领导班子大多是“按条线分工”的,如管采购的不管销售,管财务的不管计划,管计划的不管生产,能实施综合管理的质量管理、风险管理、合规管理、法务管理都与中心业务隔了“一层皮”,大多只能靠个人能力和魅力“融入”中心工作。
于是,“个人自扫门前雪,莫管他人瓦上霜”,“大道理”人人都懂,“重要性”个个会说,但是遇到问题,往往是等到CEO再次来“醍醐灌顶”,大家才“如梦初醒”,各种救火事件不断。虽然最终也满足了客户交付需求,但实际内部运营沟通的成本极其高昂。
(四)合规风险大
供应链管理涉及企业“物流”的全过程,期间涉及的环节多内外因素交错,自然触及的合规因素也多。如果企业内部合规管理体系存有“空隙”或不周到之处,必然引发“合规问题”。
新时代,越来越多的企业选择出海,全球化运营带来了全球性的“供应链管理”。由于各国监管政策及法律法规复杂多样,合规管理不当则势必会带来沉痛的代价。
二、 最复杂的就是需要防控风险
(一)“供应链”的定义:
2017年10月13日,国务院办公厅印发了《关于积极推进供应链创新与应用的指导意见》,这是我国第一次将“供应链”上升到国家战略层面。
其定义:供应链是以客户需求为导向,以提高质量和效率为目标,以整合资源为手段,实现产品设计、采购、生产、销售、服务等全过程高效协同的组织形态。它涵盖了从原材料采购、生产制造、仓储物流,到销售和服务的全过程。
供应链(物流)的主要环节:
1.采购环节:企业从供应商处采购原材料或零部件,这一环节需要考虑供应商的选择、采购成本、采购周期等因素。
2.生产环节:将采购的原材料或零部件进行加工、组装,形成产品。这一环节涉及生产计划、生产工艺、设备管理等。
3.仓储环节:对原材料、半成品和成品进行存储和管理,确保货物的安全和可追溯性。
4.物流环节:将货物从生产地运输到销售地或客户手中,包括运输方式的选择、物流成本的控制等。
5.销售环节:将产品推向市场,包括销售渠道的选择、销售策略的制定等。
6.售后服务环节:为客户提供售后支持,如产品维修、退换货等,以提升客户满意度。
目前,相当一部分企业的“供应链”是通过经验、人脉,由历史关系逐步形成的。但在经济结构不断变化,发展方式不断更新,产业转型升级的过程中,部分企业有了订单、有了产能,如何实现“完美履约”,往往是令企业最“头疼”的难题。
(二)供应链管理
供应链管理是指对供应链的各个环节进行计划、组织、协调和控制,以实现成本最低化、服务最优化和客户满意度最大化。
它包括以下几个方面:
1.战略规划:制定供应链的整体战略,包括供应商选择、生产布局、物流网络设计等;
2.流程优化:通过流程再造和信息化手段,提高供应链的效率和灵活性;
3.信息共享:通过信息技术实现供应链各环节的信息共享,提高决策的科学性和及时性;
4.风险管理:识别和应对供应链中的各类风险,如供应中断、需求波动、运输延误等可能引发的法律风险;
5.合规管理:建立和完善各环节的规章制度,审查、评价合规管理各项规章制度的落实情况;
“供应链管理”会涉及到上下游各节点的协同,增加了管理的复杂性,而且网状结构的“供应链”连接并非静态,而是随着市场条件、合作关系的变化而动态变化。对于全球化企业而言,特别是面对当前地缘政治风险导致的逆全球化局势,这种网络结构的“供应链”复杂程度会更高,管理难度会更大,涉及的法律风险就更多、更大。
(三)供应链(物流)管理的主要内容:
1.采购管理
(1)供应商选择与评估:选择合适的供应商是供应链管理的起点。企业需要根据供应商
(2)采购计划与合同(订单)管理:根据企业的生产计划和库存情况,制定合理的采购计划,并及时签署采购合同(订单)。
(3)采购成本控制:通过谈判、招标等方式降低采购成本,同时确保采购质量。
2.生产管理
(1)生产计划与调度:根据市场需求和订单情况,制定生产计划,并合理安排生产任务,确保生产过程的高效运行。
(2)质量控制:在生产过程中,严格把控产品质量,确保产品符合客户要求。
(3)库存管理:合理控制库存水平,避免库存积压或缺货,降低库存成本。
3.物流与配送管理
(1)物流规划与优化:选择合适的物流方式和运输路线,降低运输成本,提高运输效率。
(2)仓储管理:合理规划仓库布局,优化库存存储和管理,提高仓库利用率。
(3)配送管理:确保产品能够及时、准确地送达客户手中。
4.销售与客户服务管理
(1)销售计划与市场预测:根据市场需求和销售数据,制定销售计划,并进行市场预测,以便及时调整生产和采购计划。
(2)客户服务:提供优质的服务,及时处理客户投诉和问题,提高客户满意度和忠诚度。
绕一大圈,就是循着“物质的流动”,管好“物流”,于是大家都觉得太浅显,没有技术含量,就放松了“依法管理”的这根弦,法律风险就隐藏其中了。
当今市场环境下,一个投向市场的工业产品,大多需要“供应链”的有效保障。从能源、原材料、配套件、成附件,一直到产成品储运、经销批发、零售,都需要有一支“合格供应商”队伍,这些“合格供应商”从整个产品生产角度看,就是一根自前向后的“链条”。作为企业来说,就是“釆购”这些“合格供应商”的产品和服务。“合格供应商”需要选择、考核、评价。
随着市场发展进入新的阶段,所有的合作关系都是建立在利益关系上,需要企业需要与各位供应商明确权力义务关系,这就需要对合同(订单)的全生命周期进行管理。
在现今市场的全新发展形势下,物资不一定在企业的“围墙”里仓储,可能在分设各地的“第二仓库”仓储;“配送管理”形式多样,时间空间随时在流动,这些都已经脱离了企业的“视线”,这就需要合规管理、法律风险管理更加务实、有效。
当下复杂多变的商业格局中,产品研制部门需要寻找科研外协;生产部门需要寻找生产外协;特种设备需要维修,保养,档案管理,甚至人事管理都需要有自己的“专业外包”者,甚至法务部门也聘请律师事务所,作为应对诉讼的“供应商”。这些供应商就不仅仅是“物流”了,这就需要合规管理、法律风险管理体现专业、
由此看来,把“供应链管理”的话题一拉开,其内容就是复杂的,广度、宽度的边际线不难以界定,“法律风险”或然存在的风险无处不在,但法律风险防控是企业无法回避的话题,“最复杂的就是需要防控风险的”。
三、 防控风险的方法是要探索的
防控法律风险在企业日常运营中常见的做法是:完善规章制度、强化合同管理、支持科学决策、优化纠纷处理、加强法律培训,即便是关注重点领域的法律风险,也大多是“重大经营项目”、“劳动关系”、“知识产权保护”,而对于直接影响企业降低成本、加快产品流通速度(提高效率)、增强竞争力、提升客户满意度的“供应链管理”,部分企业法律顾问也是“知难而退”的。
在如何充分利用国内、国际两个市场、两种资源,更好地配置资本、资源等要素,提升经济发展的质量和效益时,“供应链管理”就是一个防控法律风险的重点领域。如果说传统的做法是关注“点”,而防控“供应链法律风险”,则是关注了“线”和“面”。
企业法律顾问们应该在总法律顾问的指导下,结合企业“供应链管理”策略,通过合同管理、决策支持、制度建设、合规管理等工作,积极参与供应链管理的具体工作,积极出谋划策,发表支撑业务健康发展的意见,确保供应链管理中的依法治理落到实处,以提升供应链的合规性,实现可持续发展、降低法律风险、增强市场竞争力。
具体的策略和探索的方法:
1. 参与企业供应链模式的选择、组合的形式、权利义务的设计,通过弹性设计和风险管理,提高供应链应对突发事件的能力和韧性;
2. 建立健全供应链合规管理体系,制定详细、明确“供应链”各环节的合规要求、管理流程和标准、规范,确保所有活动符合法律法规和道德规范;
3. 主持或参与供应商尽职调查、对供应商进行严格的筛选、监督、考核、评估,建立供应商黑名单制度,签订《合规协议》,确保其具有良好的合规意识和合规管理能力;
4. 完善合规风险管理系统,促进与供应链相关的各机构,及时发现和应对潜在的法律风险和合规风险,重点关注合同风险、知识产权风险、贸易制裁与出口管制风险、信息风险、廉洁风险。
5. 强化内部员工培训,定期为员工开展供应链法律风险防控的合规培训,使其了解法律和合规要求,并能够在日常工作中遵守这些要求提高员工的合规意识和操作技能;
6. 提供专业咨询服务:针对供应链中的复杂法律问题,提供专业的合规咨询,帮助解决实际问题;
7. 督促建立供应链信息管理系统,利用先进的信息技术,实现“供应链”信息的实时共享和透明化,提高产品标识和记录管理的可见性和可追溯性,确保产品从原材料采购到最终交付的全过程信息清晰可查,便于追踪和溯源;
8. 建立有效的内部监督机制,定期对“供应链”各环节进行合规审计,确保合规性;
9. 关注“供应链管理”的数字化转型、智能化和自动化,更加注重全球化与本地化相结合,关注客户体验至上;
10.根据法律法规的变化和企业自身的发展,定期评估和和调整合规管理体系的有效性。
通过以上措施,企业可以有效提升供应链的合规性,降低法律风险,增强市场竞争力,实现可持续发展。
企业法律事务工作,把“供应链管理”作为防控法律风险的重点领域,能成为业务部门的坚定后盾,使“业法融合”落到实处,让企业看到“与原来不一样”的企业法律顾问。
四、结语:
前几日,同事提到《德国供应链尽职调查法》从2023年1月1日起正式实施。所有在德国或与德国有经济活动的企业,如果达到规定规模,都需要持续分析并尽职调查报告其业务及整个供应链中人权、环境风险,违者最高面临年营业额2%的罚款或800万欧元罚金。这一法案对德国出口贸易的国际供应商产生了直接影响,作为德国最大贸易伙伴的中国,超5000家相关企业已被卷入这场“合规风暴”,供应链管理正面临前所未有的挑战,该法案将对众多中资企业的出口产生重大影响。
德国《供应链法》既是挑战,也是中国产业链升级的契机,“合规不是成本,而是未来竞争的入场券。”
真希望哪天走进一家企业,企业的文化墙上会有一条“打造世界一流供应链管理企业”的宣示性号召语。